Excel で行や列の背景色を交互に付けて表を見やすくする方法 – Office ソフトの使い方(9)


[初回公開] 2011年11月18日

Excel でデータ集計や報告資料する中で正しい値や情報で掲載するだけでなく、読みづらいと情報が伝わりにくくになるため見せ方にも配慮が必要となるが、資料を読みやすくする手法の中で Excel の行や列ごとに背景色を交互に付けて表を見やすくする方法を紹介する。

Excel で行や列の背景色を交互に付けて表を見やすくする方法

1.Excel で行や列を見やすくするメリット

Excel で行や列を見やすくするメリットとしては、資料を見る読み手が一目見てわかりやすくなることである。
複数行、もしくは複数の列もある表を見る場合、背景色が単色だと同じ行や列ではなく違う情報の箇所を見てしまい情報伝達の行き違いが発生したり、情報を読み取るための労力がかかり効率が落ちてしまう。

読み手が考え事をするイメージ


読みやすい資料作成をする手法にはいくつがあるが、その中で行と列ごとに違う背景色にする方法がある。
背景色が違うことで目で情報を追った場合に同じ色の箇所だけを見ればいいので非常に読みやすく、頭に情報が入りやすい。

分類ごとに複数の色を使って色分けするとより効果が出るが、闇雲にさまざまな色を付けてしまうと目に色が入りすぎて値や文字が見づらくなるので利用する背景色は数種類に留めておいたほうがよい。

2.Excel で行や列を交互に背景色付ける方法

Excel で行や列を交互に背景色付ける方法は、任意の行や列に背景色を指定する方法と、条件書式で自動的に交互に背景色を付ける方法がある。
どちらもメリットとデメリットがあるが、Excel の作業効率も合わせて使い分けるとよい。

2-1.任意の行や列に背景色を指定する方法

行や列を交互に背景色付ける方法の 1 つとして、各行、または各列を選択した状態でセルの背景色を設定する。
操作手順は行ごとまたは列、もしくはセルをマウスで選択した状態で上部メニューから背景色を選択するだけでよい。
選択した状態で右クリックしても背景色を指定することが可能である。

背景色を付けたい箇所だけ指定できるので、表が複数あったり、表と表の間に文章行がある場合でもピンポイントで背景色が付けられるので、後々修正する場合も容易であるのがメリットである。



反面、背景色を付けたい行や列を選択する必要があるので、行数と列数が多いと手間がかかり、作業効率が落ちるデメリットがある。

2-2.条件付き書式で自動的に背景所を付ける方法

行や列を交互に背景色付ける方法の 1 つとして、条件式書式をセルに偶数行または奇数行に背景色を付ける設定を入れると自動的に背景色が付くようになる。

今回は下図のように 1 行目は背景色が無い空欄の行とし、2 行目は表の項目、3 行目以降は値や文字列を入力する表を想定して作成する。

Excel で条件付き書式使って背景色を交互に付けた場合のイメージ

まず条件式書式を設定したい行またはセルをマウスで選択した状態で上部メニュー「書式 -> 条件付き書式」をクリックする。
条件付き書式をクリックすると下図のように設定ウィンドウが表示される。

Excel の条件付き書式の設定ウィンドウを表示


条件付き書式の設定ウィンドウではセルに対して複数の条件を指定することができる。

まず条件 1 には表の 1 行目は背景色を付けないため、プルダウンから「数式が」を選択して入力欄には「=ROW()<=1」と入力する。
書式は何もしないためボタン「書式」は条件 1 では利用しない。
この設定で「ROW()」は行番を示すもので、「<=1」は 1 以下、すなわち 1 行目以下の場合は背景色を白とすることを設定している。

次に条件 2 には表の 2 行目の設定として、プルダウンから「数式が」を選択して入力欄には「=ROW()=2」と入力する。
同じく「ROW()」は行番を示すもので、「=2」は 2 行目の時だけ適用される。

ボタン「書式」をクリックして背景色をやや濃いグレーにすることで、Excel のシートで 2 行目は背景色が自動的に付くようになる。

最後に条件 3 には表の 3 行目以降の設定として、プルダウンから「数式が」を選択して入力欄は「=MOD(ROW(),2)=0」と入力する。
Excel の関数「MOD()」は割り算した余りを示すもので、()の中は「割り算の対象,割る数値」を指定する。

今回は MOD() の () 内には「ROW(),2」とすることで「現在の行数÷ 2」となり、その計算の結果余りが 0 であれば偶数、 1 であれば奇数と判定させることができる。
改めて入力欄の「=MOD(ROW(),2)=0」の意味としては、各行で余りが 0 すなわち偶数行であれば書式が適用されることになる。



今回はボタン「書式」をクリックして背景色をやや濃いグレーに設定している。

尚、この方法では行に対して交互に背景色を付けるようにしているので関数「ROW()」を利用しているが、列に対して行う場合は関数「COLUMN()」を利用する。

このように条件付き書式で自動的に行または列に背景色が付くので情報量が多い場合は背景色を付ける手間が無いのがメリットである。

反面、セルごとに背景色を指定しても「条件付き書式」の設定が優先されるため個別に背景色が付かなくなるのがデメリットである。
セルを選択して背景色が付かない場合は「条件付き書式」が設定されている可能性があるため、書式の確認が必要になる。

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