[初回公開] 2018年11月19日
Excelは、セルに入力したデータを集計したり抽出したりするなどのデータの活用に加えて、検索や一括置換といった操作も可能です。しかし、セルに自由にデータを入力できる利点がある一方で、データの統一がされにくいという欠点もあります。そのため、データを統一する方法の一例として、すべての全角文字を半角文字に変換する方法を紹介します。
このページの目次
１．Excelで同じ意味でも違うデータと見なされる例
実際に業務でExcelを使用していたとき、「同じ内容なのに検索に引っかからない」と悩んだことがありました。
例えば「Excel」と入力されているはずのセルを検索しても、該当なしと表示されてしまいました。
調べてみると、見た目は同じでも実は全角文字と半角文字が混在していたことが原因でした。
このような文字の違いはパッと見では気づきにくく、作業効率が大幅に落ちて困った経験があります。
Excelで入力したデータが、同じ意味でも違うデータと見なされる例としてよく挙げられるのが「大文字と小文字」の違いと「全角と半角」の違いです。
Excel
excel
前者の「大文字と小文字」の違いは、下記のようにソフト名の『エクセル』を指していても、上段は頭文字が大文字、下段はすべて小文字になっており、Excelでは別のデータとして認識されます。
Ｅｘｃｅｌ
Excel
次に後者の「全角と半角」の違いは、先ほどと同様に『エクセル』を意味していますが、上段は全角文字、下段は半角文字であり、こちらもExcelでは別データとして扱われてしまいます。
このように、同じ意味の文字列でも、大文字と小文字、または全角文字と半角文字の違いによって、別データとして処理される点に注意が必要です。
２．同じ意味でも違うデータと見なされることの問題点
前述のように、同じ『エクセル』という意味でも違うデータと見なされることで問題が発生します。具体的には、集計や検索の際に該当データがヒットしなかったり、逆に不要なデータが含まれてしまうことがあります。
例えば、「Excel」という文字列が含まれる行をカウントしたいとします。このとき、「excel」や「Ｅｘｃｅｌ」と入力されていると、条件に一致せずカウントされなくなります。その結果、正しい集計ができず、分析ミスや報告ミスにつながる恐れがあります。
３．全角文字を半角文字に変換する方法
全角文字を半角文字に変換する方法としては、Excel に用意されている文字列変換関数を使用します。
以下の例では、元のセルはそのままに、新しいセルに変換後の値を入力する方法を紹介します。
3-1．全角文字が混ざった文字列を用意する
まずは、全角文字が混ざった文字列を下図のように用意します。今回は、セル B2 に変換前の文字列を入力しています。
3-2．全角文字を半角文字に変換する関数を入力する
次に、半角文字へ変換するための関数をセル D2 に次のように入力します。入力後、エンターキーを押すと関数が実行され、全角文字が半角文字へと変換されます。
=ASC(変換対象のセルの位置)
上図では、変換前の文字列があるセルは B2 なので、ASC関数の括弧内には「B2」と入力します。
また、全角スペースも含まれていた場合は、変換後に半角スペースへと自動的に変換されていることも確認できます。
４．まとめ
Excel では、見た目が同じでも「全角・半角」や「大文字・小文字」の違いによって、データが別物として扱われてしまうことがあります。これにより、検索や集計で思わぬミスが発生することがあります。
特に業務での集計や報告書の作成では、こうした違いが重大な影響を与えることもあるため、あらかじめデータを統一しておくことが重要です。
ASC 関数などを使って文字の形式を整えることで、より正確で効率的な作業が可能になります。
