PowerPoint で簡単に目次(インデックス)ページを作る方法 – Officeソフトの使い方(12)


[初回公開] 2017年12月06日

PowerPoint は提案書やスライドショーなど第三者に提示する資料の作成に使うソフトウェアだが Word のように簡単な操作で目次(インデックス)のページを作成する機能が無いため、数回の簡単な操作で PowerPoint の目次ページを作成する方法を紹介する。

PowerPoint で簡単に目次(インデックス)ページを作る方法 -Officeソフトの使い方(12)

1.PowerPoint で目次ページを作るメリット

PowerPoint で目次(インデックス)ページを作るメリットとしては、読者または視聴者が作成した資料やスライドショーにどのような内容が記載されていて、それが何ページ目にあるかが一目でわかることである。



目次ページを見ることで資料に掲載されている内容の全体を知り、内容の展開が予想しやすくなることで内容が頭に入りやすくなったり、記憶に残りやすくなる。

また、一通り資料を見終わった後に振り返って特定のページ(スライド)を見る場合にも探しやすくなる利点がある。

2.PowerPoint で目次ページを作成する方法

PowerPoint で目次ページを作る方法としては、PowerPoint の機能である「タイトル入力」を利用する。
「タイトル入力」とは、スライドごとに設置することができるテキストボックスである。

「タイトル入力」に文字列を入力すると上部メニューより「表示 -> プレゼンテーションの表示 -> アウトライン表示」を選択してで表示形式を変えることでタイトルを確認することができる。

2-1.スライドテンプレートにタイトル入力欄を用意する

PowerPoint で目次ページを作るために、まずは PowerPoint の上部メニューより「表示 -> マスター表示 -> スライドマスター」を選択してスライドのテンプレートを編集する画面を表示する。

スライドテンプレートにタイトル入力欄を設置する


次いで、テキストボックスの「マスタータイトルの書式設定」を上図のように設置する。
テキストボックスを配置する場所や大きさは特に問わないが、一般的には各スライドの上部に配置することが多い。。

また、「マスタータイトルの書式設定」のテキストボックスはスライド新規作成時のマスターに既に用意されているが、もしなければマスター表示を解除して通常表示に戻し、上部メニューの「挿入 -> 新しいスライド」より「タイトルスライド」を選択して新たに追加されたスライドを利用する。

2-2.マスタータイトルに目次で表示する文字を入力

次に、PowerPoint の表示を「スライドマスター」から「標準」に戻してスライドを編集できる状態にし、設置したマスタータイトルの入力欄に目次ページに表示させたい文字を入力する。

マスタータイトルに目次で表示する文字を入力する

今回は上図のように「表紙」という文字が目次に表示されるように入力している。

2-3.スライドを追加する場合はスライドをコピーしてマスタータイトルがある状態にする

ここで、Powerpoint で新しいページとしてスライドを追加したい場合は、既に作成しているスライドを右クリックしてコピー&ペーストして複製するか、上部メニュー「挿入 -> 新しいスライド -> 選択したスライドの複製」でスライドを追加する。

「選択したスライドの複製」を選択する

これは上部メニューの「挿入 -> 新しいスライド」で追加してしまうとマスタータイトルの入力欄が無いスライドができてしまうのを防ぐためである。

スライドを複製した状態


スライドの複製で追加したものが上図となり、マスタータイトルには新たに「目次」と「概要」と入力している。

2-4.目次作成のためマスタータイトルを一括で取得する

各スライドに配置したマスタータイトルは目次ページを作成するために利用するが、ここで一括で各スライドのタイトルを取得する。
上部メニューで「表示 -> プレゼンテーションの表示 -> アウトライン表示」を選択すると下図のように画面左側に各スライドの一覧が表示され、ここで表示される文字列は前述のマスタータイトルの内容となっている。

アウトライン表示でタイトルを一括で取得する

タイトルのデータを一括で取得するためには画面左側に表示されている、いずれかのスライドを選択した状態で「Ctrl + A」などで全てのスライドを選択した状態とする。

その全てが選択された状態で「Ctrl + C」でコピーするとクリックボードにマスタータイトルに入力した文字が一括して保存される。

2-5.目次のスライドにマスタータイトルをペーストして目次ページを作成する

前述でコピーした全スライドのマスタータイトルのデータを目次ページとなるスライドへ、テキストボックスなど文字列が入力できるオブジェクトにペーストで貼り付けるとスライドタイトルの一覧として作成できる。

目次のスライドにマスタータイトルをペーストして目次ページを作成する

貼り付けた文字列はフォントやフォントサイズの変更が自由なので、文字に強弱をつけると階層のようになり目次として見やすくなる。

3.さらに簡単に目次ページを作成する方法

前述のアウトライン表示を利用した目次の作成方法は操作が簡単ではあるが、目次ページを作成した後にスライドが追加になったり、各スライドのタイトルを変更しても目次ページの内容も自動的に変更されることはない。

そのため、スライド操作やタイトルの内容を変更する度に、目次ページも修正する必要がある。

そこで、さらに簡単に目次ページを作成する方法としては、Microsoft Office のソフトウェアに搭載されているマクロを利用することで自動的に目次ページを作成することができる。

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