PowerPoint で行間を広げたり、狭めたりする方法 – Office ソフトの使い方(4)

[最新更新] 2024年09月23日
[初回公開] 2010年06月09日

PowerPoint でスライドに配置したテキストの行間（一行と一行の間の間隔）が広すぎたり、反対に狭すぎると読みづらくなり内容が頭に入らなくなるため、プレゼン資料や提案書はわかりやすく、印象に残るように文章内容やレイアウトの手法の 1 つとして行間を指定して余白を持たすことで文章を読みやすくする方法について紹介する。

１．PowerPoint で読みづらいテキスト文章の例

PowerPoint で読みづらいテキスト文章の例としては、下図のように 1 文字 1 文字の上下左右に間隔が無い状態が挙げれる。
文字の回りに余白が無いと、読み手はしっかり文字を目で追わないと内容が理解できないため、読むだけで疲労するとともに書いていることを理解するために労力を費やすので印象が悪くなる。

また、一目で見た際に文字が密集していると読むことに拒否反応が出てしまい、非常によくできた資料でもマイナスイメージが先に付いてしまい台無しになってしまう。

２．テキスト文章を読みやすくするために必要なこと

提案書や報告書、レポートなど資料に記載したテキスト文書を読みやすくするためは、「長文にならないこと」と「文字の上下に余白（行間）を空けること」の 2 点が挙げられる。

2-1．長文にせずに簡潔にまとめる

読み手に伝えたい場合は、文字数が多い長文ではなく短く、簡潔にするほうがよい。
特に PowerPoint で提案書やプレゼンを行う際は 1 文あたり 30 から 50 文字程度が無いようが伝わりやすくなる。

箇条書きにする場合は、13 から 20 文字程度で 2 行に渡らないようにするとよい。

2-2．行間を入れて読みやすくする

文字列が密集していると、資料を一目見た際に読むことに労力を消費するだけでなく、読むことに抵抗感が生まれてマイナスに受け取られる。
そこで文字の上下に余白（行間）を空けることで、目で追っているところがわかりやすくなるので読み手の負担が軽減される。

また、文字が小さいと行間が空いていても読みづらくなるため、フォントサイズを小さくても 12px 以上にするとよい。

利用するフォントでも読みやすさに差があり、極端に丸みがあるゴシック体や毛筆で跳ねが多い明朝体は印象には残りやすくなるが、内容を伝えたい説明文には不向きである。

そのため、一瞬で何が書かれているかわかりやすいシンプルなフォントを選択するのがよい。

３．PowerPoint で行間を広げたり、狭めたりする方法

提案書やプレゼン、レポートで利用するテキスト文章を読みやすくするためには、「行間の指定」と「改行で調整」、そして「テキストボックスの複数利用」の 3 点が挙げられる。

3-1．テキストの行間を数値で指定する方法

PowerPoint でテキストの行間を指定する方法は、上部メニューの「書式 -> 行間」をクリックして表示される行間の設定ウィンドウで行うことができる。
下図のような行間設定のウィンドウで「行間」の数値を上げることで文章の上下の余白が広くなる。

文字のフォントやサイズの変更は、上部メニューのリボンにあるアイコンで行う他、配置したテキストボックスを右クリックして表示されるメニューより「フォント」や「オートシェイプの書式設定」から修正することもできる。

ただし、行間だけは上部メニューの「書式」から行うことができる点に注意が必要である。

3-2．改行を入れて行間を空ける方法

文と文の間に行間を入れるのに最も簡単なのが空の行を入れる改行を利用する方法である。
改行により文字のフォントサイズ分だけの余白を空けることができ、操作はエンタキーを押すだけで簡単である。

長文を記入する場合も 1 つのテキストボックス内で編集できるので操作しやすい反面、2 行になるなど複数行に渡る長文の場合は文字の上下に余白が無いため、前述の行間の設定を行うか、文章の途中で改行を入れて空行を入れる工夫が必要となる。

3-3．テキストボックスを分けて配置する方法

前述の行間をピクセル指定したり、改行でも意図した余白が取れない場合は、1 行ずつテキストボックスに記入して、テキストボックスを間隔を空けてスライド上に配置することで行間が空いているように見せることができる。

例えば 2 行に渡るの文章があれば 2 つのテキストボックスに分けて、スライド上には上下に配置する。
文章ごとに自由に余白を設けることができるので自由度が高いが、反面、文章を編集する際に文字数が増減した場合はテキストボックスごとに修正が必要なので手間が発生する。

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