PowerPoint でテキストの行間を指定して読みやすくする方法 – Officeソフトの使い方(4)


[初回公開] 2010年06月09日

PowerPoint で作成するプレゼン用の資料や提案書はわかりやすく、内容が頭に残るように文章内容やレイアウトを工夫する必要があるが、その中で行間を指定して余白を持たすことで文章を読みやすくする方法について紹介する。

PowerPoint でテキストの行間を指定して読みやすくする方法

1.読みづらいテキスト文章の例

PowerPoint で読みづらいテキスト文章の例としては、下図のように一文字一文字の上下左右に間隔が無い状態が挙げれる。
このような場合、読み手はしっかり文字を目で追わないと内容が理解できないため、疲労するとともに読むことに労力を費やすので内容が頭に入りづらくなる。

読みづらいテキスト文章の例


また、一目で見た際に文字列が密集していると読み手が読むことに拒否反応が出てしまい、良いことが記載されていてもマイナスイメージが付いてしまい台無しになってしまう。

2.テキスト文章を読みやすくするために必要なこと

テキスト文章を読みやすくするために必要なこととしては、「長文にならないこと」と「文字の上下に余白(行間)を空けること」の 2 点が挙げられる。

長文にならないこととは、短文で区切ることで伝えたいことが簡潔になるとともに、読み手の負担も軽くなるためである。
見出しであれば 13 文字ほど、説明文でも 50 文字ほどが良いとされている。

また、文字の上下に余白(行間)を空けることで、目で追っているところがわかりやすくなるので読み手の負担が軽減される。

その他には、文字が小さいと行間が空いていても読みづらくなるため、フォントサイズを小さくても 12px 以上にするとよい。

利用するフォントでも読みやすさに差があり、極端に丸みがあるゴシック体や毛筆で跳ねが多い明朝体は目に入っ瞬間の印象は大きくなるが、内容を伝えたい説明文には不向きである。
そのたため、一瞬で何が書かれているかわかりやすいシンプルなフォントを選択するのがよい。

3.テキスト文章を読みやすくする方法

テキスト文章を読みやすくする方法は、「行間の指定」と「改行で調整」、そして「テキストボックスの複数利用」の 3 点が挙げられる。

3-1.テキストの行間を指定する方法

PowerPoint でテキストの行間を指定する方法は、上部メニューの「書式 -> 行間」をクリックして表示される行間の設定ウィンドウで行うことができる。
下図のような行間設定のウィンドウで「行間」の数値を上げることで文章の上下の余白が広くなる。

行間ウィンドウの様子


文字に関するフォントや文字サイズなどの変更は上部メニューのリボン内の他、配置したテキストボックスを右クリックして表示されるメニュー内にある「フォント」や「オートシェイプの書式設定」から修正することができる。
しかし、行間は上部メニューの「書式」から行う点に注意が必要である。

3-2.改行を入れて行間を空ける方法

改行を入れて行間を空ける方法とは、テキストボックスに文章を記入して、改行による空白行を入れることである。
改行により文字のフォントサイズ分だけの余白を空けることができ、操作はエンタキーを押すだけで簡単である。

ただし、複数行に渡る長文の場合は文字の上下に余白が無いため、前述の行間の設定を行うか、文章の途中で改行を入れて空行を入れる工夫が必要となる。

3-3.テキストボックスを複数利用する方法

テキストボックスを複数利用して行間を空ける方法としては、1 つのテキストボックスに対して 1 行だけの文章を入力する。
もし 2 行の文章があれば 2 つのテキストボックスに分ける。

そうして複数用意したテキストボックスを間隔を空けて配置することで行間が空いているように見せることができる。
この場合、文章ごとに自由に余白を設けることができるので自由度が高い。

反面、デメリットとして文章の修正で文字数が増減した場合はテキストボックスごとに修正が必要になるので作業効率が落ちる結果となる。

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