Excel などファイルにパスワードをかけて開けなくする方法 – Office の使い方(2)

[最新更新] 2022年03月17日
[初回公開] 2009年09月04日

Excel や Word など作成した資料をファイルサーバやメールの誤送信で第三者に見られないようにして情報漏洩を防ぐ手段として、ファイルにロックをかけてパスワードがないと開けないようにすることができ、Excel を例にファイルにパスワードを設定する方法を紹介する。

１．ファイルを利用することのリスクを考慮する

パソコンで作成した資料やスマホで撮影した写真や動画など電子データは紙媒体と違い瞬時に複製（コピー）できるとともに編集が容易なため、手作業に比べると手間と時間がかからないメリットがある。

反面、情報が漏洩すると複製が出回りやすくなるデメリットもあり、一旦インターネット上に出ると完全な回収はできないと考えたほうがよい。

そのためファイルで個人情報や会社やシステムの機密情報を入力する場合は、ファイルが容易に操作されたり紛失しないように取り扱いに注意する必要がある。

２．ファイルからの情報漏洩を防ぐ手段

重要なファイルがあり、その取り扱いに細心の注意が必要とわかっていても人が操作する以上はミスや悪意ある第三者による攻撃は防ぐことが難しいため、ファイルが複製されたり紛失しても問題無いように防御策を入れておくとよい。

比較的簡単に情報漏洩を防ぐ手段には「操作権限を与える」と「ファイルにパスワードをかける」の 2 点が挙げられる。

1 つ目の「操作権限を与える」はファイルがあるパソコンやネットワークに許可された人以外は操作できないように設定することである。
そもそもファイルの存在自体も確認することができないので情報漏洩のリスクを軽減することができる。
ただし、ファイルを社内・社外問わずにやり取りしたい場合には不向きである。

2 つ目は「ファイルにパスワードをかける」であり、操作権限を与える点と異なりファイルのやり取りを行う場合に用いるもののパスワードを知る特定の人だけが操作できるようになるものである。

よく利用されるファイルの中から Excel と PowerPoint のファイルにパスワードを設定する方法は次の通りである。

３．Excel にパスワードを設定する方法

Excel にパスワードを設定する方法は、ファイルを保存するときに行うことができる。
ファイルを開く時にパスワードを求めるとともに、編集できないように書き込み時にもパスワードをかけることができる。

3-1．「名前を付けて保存」を選択する

Excel でパスワードを設定するためにはまず「名前を付けて保存」を行う。
上部メニューの「ファイル」を選択して表示されるメニューより「名前を付けて保存」をクリックする。

一般的に「名前を付けて保存」をクリックすると Excel のファイルを保存する先とファイル名を入力するウィンドウが表示され、ボタン「保存」を押すとファイルが保存される。

3-2．「全般オプション」を選択する

ファイルにパスワード設定する場合は、そのボタン「保存」の左にある「ツール」をクリックして表示されるメニューの中から「全般オプション」をクリックする。

3-3．読み取りパスワードを設定する

「全般オプション」をクリックすると「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」を設定するウィンドウが表示される。
今回はファイルを開く時のみパスワードを求め、ファイルを開いた後は自由に編集できるように「読み取りパスワード」のみに任意のパスワードを入力し、最後にボタン「OK」をクリックする。

読み取り用のパスワードを入力すると、念のためパスワードに誤りがないか確認するために下図のように設定したパスワードをもう一度入力してボタン「OK」をクリックする。

確認用のパスワードを入力してボタン「OK」をクリックした時点でファイルは保存される。

3-4．Excel でパスワード設定したファイルを開く様子

読み取りパスワードを設定した Excel ファイルを開くと下図のようにパスワードを入力する欄が表示される。
ここに事前に設定したパスワードを入力してボタン「OK」をクリックし、パスワードが間違っていなければ Excel が開く。

４．PowerPoint にパスワードを設定する方法

PowerPoint にパスワードを設定する方法も前述の Excel と同じように「名前を付けて保存」を実施するときに行う。
もし古いバージョンの PowerPoint を利用している場合は次のようにオプションから行い、新しいバージョンの PowerPoint とパスワードの設定方法が異なる点に注意が必要である。

4-1．オプションを開く

PowerPoint にパスワードを設定するためには、まず上部メニューから「ツール -> オプション」を選択してウィンドウ「オプション」を表示させる。

4-2．タブ「セキュリティ」を選択する

表示されたウィンドウ「オプション」の中からタブ「セキュリティ」をクリックすると下図のように読み取りパスワードと書き込みパスワードを設定する画面となる。

4-3．読み取りパスワードを設定する

今回はファイルを開く時のみパスワードを求め、ファイルを開いた後は自由に編集できるように「読み取りパスワード」のみに任意のパスワードを入力し、最後にボタン「OK」をクリックする。

読み取り用のパスワードを入力してボタン「OK」をクリックすると上図のように、念のためパスワードに誤りがないか確認するウィンドウが表示されるため、パスワードをもう一度入力してボタン「OK」をクリックする。

4-4．PowerPoint でパスワード設定したファイルを開く様子

読み取りパスワードを設定した PowerPoint ファイルを開くと下図のようにパスワードを入力する欄が表示される。
ここに事前に設定したパスワードを入力してボタン「OK」をクリックし、パスワードが間違っていなければ PowerPoint が開く。

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