Excel でフィルターを利用して必要な行だけ表示させる方法 – Office ソフトの使い方(25)

[最新更新] 2022年08月06日
[初回公開] 2019年01月28日

Excel のセルにデータを入力して行数が増えるくると情報が探しづらくなったり、見づらくなったりするが、その解決策として必要な情報だけを表示して不要な行は非表示するフィルターの機能を利用する方法について紹介する。

１．Excel で膨大な行数から必要な情報だけを表示するメリット

Excel で膨大な行数から必要な情報だけを表示するメリットとしては、「情報の探しやすさが向上」と「情報の見やすさが向上」の 2 点が挙げられる。

1 つ目の情報の探しやすさが向上とは、大量にある行数から特定のキーワードを指定することで、そのキーワードがある行だけが表示されるので全ての行を閲覧して見分ける手間が減る。

2 つ目の情報の見やすさが向上とは、同じく大量にある行数からキーワードで絞りこむことで不要な行を隠したり削除する手間無く画面に表示して見やすくなる。
また、Excel の情報を印刷する場合でも必要な情報だけを出力できるので紙のコスト削減にもつながる。

これらのキーワードで必要な行だけを絞り込む機能として Excel では「フィルター」が搭載されている。

２．Excel のフィルターとは

Excel のフィルターとは、1 シートにつき 1 行または 1 列だけ情報を絞り込むためのプルダウンを設置できる機能である。
フィルターがある列はその列に入力されているデータ全てが自動的に絞り込みで利用するキーワードとして選択できるようになる。

またフィルターを複数の列に設定した場合は、AND 検索として扱われるのでさらに絞り込みを行うことができる。

３．フィルターで必要な行だけ表示させる方法

フィルターで必要な行だけ表示させる方法としては、絞り込みを行うための選択肢として利用する列にフィルターを設定した後、実際に表示させたいキーワードを選択する流れとなる。

3-1．絞り込み対象の情報を用意する

まず最初に絞り込み対象となる情報を下図のように用意する。
今回は社員名簿や生徒名簿のように氏名と性別で構成された情報を用意する。

3-2．フィルターを適用する

次に上図の 1 行目全てを選択した状態で Excel の上部メニューよりタブ「ホーム -> 並べ替えとフィルター」で表示された一覧の中から、「フィルター」を選択する。

フィルターが設定されると下図のように見出しの行にプルダウンメニューを示す▼マークが付くのが確認できる。

3-3．情報を絞り込む

Excel のシートにフィルターが設定された後は実際にキーワードを選択して情報を絞り込む。
項目「性別」にあるプルダウンを示す▼をクリックすると下図のように「(すべて選択)」と「女性」、「男性」にチェックが入った状態で表示される。

性別「女性」だけで絞り込む場合は、「(すべて選択)」と「男性」のチェックを外し、「女性」だけにチェックが入った状態にしてボタン「OK」をクリックすると情報が絞り込まれた状態で表示される。

元に戻す場合や違う情報で絞り込みたい場合は再度フィルターのプルダウンから表示させたい情報のチェックを選択する。

また、複数項目で絞り込む場合は上記の「性別」の他に「No」や「氏名」のプルダウンをクリックしてさらに情報を絞り込んで表示させることができる。

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