電話取り次ぎ用の付箋紙で手間と時間を減らす方法

[最新更新] 2023年03月17日
[初回公開] 2016年09月19日

デスクワークをしていると社外からさまざまな電話がかかってくるが、他の担当者宛の電話でその担当者が不在者だった場合は用件を聞いて折り返しの電話を伝える作業に時間をかけることは非効率なだけでなく、自身が取り掛かっていた作業が中断され生産性が落ちるため、電話取り次ぎ用の付箋紙で手間と時間を減らして伝達する方法を紹介する。

１．電話の取り次ぎが生産性を落とす理由

電話の取り次ぎが生産性を落とす理由としては、メッセージを書き込む時間が取られる点と自身の作業が中断される点の 2 つが挙げ挙げられる。

事務所に自分以外宛ての電話がかかってきて、その対象者が在席していればすぐに電話と取り次ぐことができる。
しかし、在席していなければ要件や該当する担当者から電話をさせるために連絡先を聞いたり、聞いた内容をメモ等で伝達する必要がある。

その伝達に際して、まず内容をメモなどに書き込む手間と時間がかかってしまう。
特に無地のメモに記載する場合は折り返しの電話が必要かどうかなど指示も書かなければならないので必然的に文章が長くなる。

また、その伝達メモを作成するために自信が取り掛かっていた作業が中断されるので、メモを作成する時間が長くなるほど中断した作業の取戻しにも時間がかかってしまい全体的に生産性が落ちるデメリットが発生する。

その問題を解決するために、電話取り次ぎ用のメモ帳や付箋紙が製造販売されている。

２．電話取り次ぎ用の付箋紙とは

電話取り次ぎ用の付箋紙とは、連絡してきた人や、折り返しの電話が必要かどうかなど受けた連絡について伝達するための項目が印字された付箋紙のことである。

裏面に粘着が付いていないメモ帳タイプも販売されているが、付箋紙のようにしっかり貼れて綺麗にはがせるタイプが紛失することなく人気がある。

印字されて記入できる項目は主に次の内容である。

• 連絡者
• 連絡を受けた日時
• 求められている行動（電話があったことか、折り返しの電話）
• 連絡先
• 内容記入欄

例えば上図の付箋紙はサイズが 74 × 69mm と大きいため伝えたい文章が長くなっても 1 枚に収まりやすい。

販売価格は雑貨店、インターネットともに 1 パッドあたり 200 から 280 円前後で販売されており、箱買いすると 1 パッドあたりの単価はさらに安く購入できる。

一般的な付箋紙と同じく 1 枚 1 枚に粘着部があり、書き込んだ後は任意の場所に貼り付けるだけなので凬などで飛ぶことを防ぐことができる。

３．電話取り次ぎ用の付箋紙が購入できる場所

電話取り次ぎ用の付箋紙が購入できる場所は、文具店や文具を取り扱っている雑貨店で購入することができる。
以前は 100 円均一の店舗でも販売されていた電話メモだが最近では見かけることが少なくなっている。

４．電話取り次ぎ用の付箋紙を使うメリット

電話取り次ぎ用の付箋紙を使うメリットとしては、電話を取り次ぐことを目的に作られたメモなので「誰からの電話か」「伝言なのか折り返しなのか」が最小限の書き込みで済むのが良い。

通常の無地のメモ帳で折り返しの電話の伝言を行うのであれば「○○様より電話があり、次の電話番号にお電話をお願いします。0***-**-****」と書込むのが多いと思われる。

この電話メモを利用すると「誰からの電話」「用件か折り返し」かをチェックする程度で済み、余計な挨拶文などが不要になるので電話の取り次ぎにかかる時間が非常に軽減される。

付箋紙なのでデスクやディスプレイに貼り付けても糊が残ることがない。
しかしながら粘着部が紙面上部と中部の 2 箇所あるので風でなびいたり、飛ばされることなくしっかり貼り付いてくれるので紛失頻度も格段に減っている。

メリット尽くしの付箋紙だが、電話の取り次ぎに必要な書き込み欄は揃ってはいるものの、各項目の書込むスペースがやや小さいので要件が多い場合は複数枚利用するなど別途対応が必要である。

また、メリットは時間短縮だけでなく、電話の取り次ぎにかかっている間は自身がすべき仕事が中断されていることもある。

伝達メモの作成後は取り掛かっていた作業を再開するためには、どこまで進めていたかの思い起こしと、次に取り掛かるべきことを考え直す必要がある。
その行為に必要な時間は中断されている間隔が多いほど比例して大きくなるので、中断時間をできるだけ少なくすることで自身の仕事が再開しやすくなる利点もある。

関連記事