【初心者向け】リモート会議や授業・面接に利用される Zoom の基本的な利用方法

[最新更新] 2023年01月07日
[初回公開] 2021年01月24日

コロナ禍の中、企業では出勤や客先への訪問を避けるべく打ち合わせやセミナー、商談に至るまでテレビ会議を用いることが多く、大学や高校の授業でもリモート講義を取り入れているが、Zoom を利用したリモートによる会議や面接を初めて行う場合に基本的な利用法について紹介する。

１．リモート会議が用いられる場面

リモート会議が用いられる場面としては、遠隔地同士で打ち合わせや商談を行う場合に用いられる。
コロナ禍の現在では、近距離であっても人同士の接触を避けるために利用されることが多い。

リモート会議を行うためにはインターネットに接続できるパソコンやスマホがあれば利用することができ、発言する必要が無いセミナーなどではマイクやカメラは不要である。

会議を行うためには専用のソフトウェアが必要となり、自治体では Cisco が提供する Webex を利用する場合があり、企業であれば Microsoft Teams や Zoom が用いられる。
学校の授業では Google Classroom を採用している教育機関がある。

リモートで会議を行うことができるソフトウェアは上記以外にも多いが、その中で Zoom の利用方法は次の通りである。

２．Zoom とは

Zoom とは、アメリカに本社を置く Zoom ビデオコミュニケーションズが提供するインターネット回線で音声と映像を双方向通信させるテレビ会議サービスである。
Zoom の参加者はインターネット通信ができるパソコンやタブレットがあればコミュニケーションを図ることが可能となる。

利用に際しては必ずしも Web カメラやマイクが搭載されたヘッドセットを用意する必要はなく、チャットによる文字での意見交換も可能となっている。
利用プランは無償版と有償版の 2 種類あり、無償版は 40 分まで利用できる。
40 分を超えるミーティングや参加者が 100 人近くになる場合は有償版を利用する。

３．Zoom の基本的な操作方法

Zoom の基本的な操作方法としては、ルームと呼ばれる会議場に参加すると自動的に音声や自身を映した映像が参加者に共有される。
こちらのマイクをオフ（ミュート）にしたり、映像を止めたい場合は下図の Zoom の画面の下部にあるアイコンをクリックするとオン・オフが可能になる。

Zoom のミーティングが開始されると上図のように画面上部に参加者のカメラの状態、画面下部に Zoom の各種機能のボタンが配置されている。
画面上部の参加者一覧は Web カメラが搭載されて映像がオンになっている参加者の映像が表示され、参加者が多いほど 1 人当たりの表示サイズが小さくなっていく。

画面下部には各機能があり、「ミュート」は自身のマイクが拾う音声を停止するもので、利用しているヘッドセットにマイクのオン / オフを行うボタンが無い場合や Zoom の画面上でマイクをオフにしたい場合にクリックすると参加者にこちらの音声が聞こえなくなる。

「ビデオの停止」はこちらからの映像を参加者に見せなくするときに利用するが、インターネットの通信速度が遅い場合や、ミーティング内の音声が途切れる場合に映像を停止すると音声の質が向上する。

「チャット」は文字でコミュニケーションを行うもので、マイクの不調などで相手またはこちらの音声が届いていない場合の状況確認時に利用するとよい。

参加しているミーティングルームから出る場合は画面右下の「終了」をクリックするとミーティングが終了する。

４．主催者として Zoom を利用する場合の流れ

主催者として Zoom を利用する場合の流れとしては、Zoom アカウントを取得してミーティングルームが開催できる権限を得る必要がある。
Zoom アカウントを取得した後はミーティングルームを開設し、そのルームに参加させたい人にメールで通知する。

4-1．Zoom アカウントを取得する

Zoom を開催者（ホスト）として利用するためには Web カメラやマイク付きのヘッドセットなどハードウェアの他に Zoom アカウントを取得する必要がある。
ただし、Zoom アカウントを必要とするのはミーティングルームの開催者（ホスト）のみで、開催されるミーティングに招待される参加者は Zoom アカウントを取得する必要はない。

Zoom アカウントを取得するためにはメールを受信することができるメールアドレスが必要になり、Zoom の公式サイトから「サインアップは無料です」をクリックしてアカウント取得に必要な生年月日やメールアドレスを入力すると Zoom アカウントの取得が完了する。

4-2．ミーティングを開く

Zoom アカウントを取得した後にログインすると下図の画面が表示されるため、ミーティングを開催する、いわゆるホストになる場合はマイページの右上にある「ミーティングを開催する」をクリックする。

「ミーティングを開催する」をクリックすると下図の画面になるため「ミーティングを起動」をクリックするとミーティングが開始される。

4-3．Zoom に参加者を招待する

「ミーティングを起動」をクリックすると自身だけが参加した状態でミーティングの画面が開くので、その後はミーティングに参加するように相手を招待する。
Zoom のミーティング中の画面内から「招待」をクリックすると下図のように招待を送信するためのメールサービスを選択する画面が表示される。

表示されているメールサービスを選択して招待のメールを送信し、後は参加者がその招待メールを見てミーティングに入ってくるのは待つ。

５．参加者として Zoom を利用する場合の流れ

参加者として Zoom を利用する場合の流れとしては、開催者（ホスト）が作成するミーティングルームの URL とそのルームに参加するためのパスワードをメールで取得する。
ミーティングルームの情報取得後は、インターネットに接続できるパソコンやスマホからブラウザを利用してアクセスすると参加することができる。

5-1．Zoom のルームに参加する

Zoom の開催者（ホスト）以外の参加者は Zoom のミーティングルームへの招待メールを受け取ることで参加可能となる。
Zoom ミーティングに参加する方法は 2 種類あり、1 つはメール本文中に記載されている Zoom のミーティングルームへの URL をクリックする方法である。

招待メールは上図のような内容となっており、メール本文に記載されている URL にアクセスしてパスワードを入力するとミーティングルームに参加できる。

もう 1 つはあらかじめインストールした Zoom のソフトウェアを起動して下図のボタン「ミーティングに参加」をクリックしてから、同じく招待メール本文中に記載されているミーティング ID を入力して参加する。

ミーティングルームへ無事に参加できると即座に音声と映像がミーティング参加者にも流れるため、ミーティングルームに入る前にカメラに映る範囲の確認と余計な音が入らないようにマイクを一時的にオフにするなど準備をしておくとよい。

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