[初回公開] 2024年01月23日
ビジネスではオンラインで会議や商談を行うことがごく普通になっていますが、新卒採用や転職の面接の現場においてもオンラインツールが利用されるシーンが増えている中、面接開始時に音声やカメラ映像のトラブルに遭わないために、Zoom を例に事前に動作テストを行う方法についてご紹介します。
このページの目次
１．会議や商談、面接でオンラインツールが利用される背景
会議や商談、面接でオンラインツールが利用される背景としては、実際に顔を合わせて行っていたコミュニケーションが、コロナ禍の感染防止対策として音声やカメラの映像をインターネット通信を使って行われるようになったことが挙げられます。
必要な点だけ伝えたり、反対に聞き出しを行うだけであれば対面する必要がないため、オンラインツールで事足ります。さらに移動に必要な時間とコストが軽減できるメリットがあります。
最近では会議や商談といったビジネスシーンだけでなく、新卒採用や転職の面接の際にもオンラインツールが利用されることが増えています。これは採用側にとって会議室などの場所を確保したり、応募者に交通費を支払う必要がなくなるためです。
反対に応募者にとっても移動にかかる費用と時間が削減され、特に面接に時間が取りづらい在職中の転職者にとっては県外企業への応募もしやすくなるため、採用側と応募者の双方に恩恵があります。
オンラインツールは主に Zoom や Teams が用いられることが多く、面接であれば採用側など主催者の方でミーティング URL やミーティング番号を発行し、参加者に通知されます。
１−１．音声テストができずに困った実体験
以前、転職活動中にオンライン面接に参加した際、自宅のパソコンで Zoom を使用しました。
しかし、面接開始時にマイクの音声が相手に届かず、何度話しかけても反応がないまま時間だけが経過してしまいました。
実は、普段使用していなかった外付けマイクが認識されておらず、設定を見直す余裕もないまま、面接官からチャットで「音声が聞こえません」と伝えられてしまいました。
この経験から、事前に動作確認を行っておくことの重要性を痛感しました。
２．事前に動作テストを行う重要性
オンラインツールのトラブルで上位に挙げられるのが、音声やカメラ映像が相手に届かないといった通信系の問題です。
日頃から Zoom や Teams で同じ機材を使ってオンライン会議を行っている場合は毎回動作テストを行う必要はありませんが、面接など自宅から滅多に利用しない場合は、ミーティングに参加した時点で音声が届かないと何も伝えられず、内定に大きく影響します。
したがって、事前に動作テストを行っておくことが重要です。
また、動作テストを行って正常であることを確認した後は、本番となる面接でも同じパソコン、同じ機材を利用し、設定などは変えないようにすることをおすすめします。
３．Zoom とは
Zoom とは、アメリカに本社を置く Zoom ビデオコミュニケーションズが提供する、インターネット回線を用いたテレビ会議サービスです。音声と映像を複数の参加者と双方向で通信することができます。
Zoom の参加者は、インターネット通信ができるパソコンやタブレットがあればコミュニケーションを図ることができます。ウェブカメラやマイクが搭載されたヘッドセットが必須ではなく、チャットによる文字での意見交換も可能です。
利用プランには無償版と有償版の2種類があり、無償版は最大40分間、最大100人まで利用できます。それ以上の時間や人数で利用する場合は有償版が必要です。
４．Zoom で音声とカメラの動作テストを行う方法
Zoom で音声とカメラの動作テストを行う方法としては、Zoom の公式サイトで用意されているテストミーティングにアクセスして確認します。 テストミーティングは自分だけが参加するミーティングルームで、実際の会議や面接と同じように音声はインジケーターで確認でき、映像は画面上に映し出されます。
4-1．パソコンとマイク、ウェブカメラを用意する
Zoom で音声とカメラの動作テストを行うためには、まず最初に利用するパソコンやタブレット、スマホにマイクやウェブカメラなど機材を接続します。
最近のノートパソコン、及びスマホはマイクとカメラが内蔵されていることが多いので、機材が不要な場合もありますがタワー型のデスクトップパソコンはカメラが無いことが多いため、外付けのウェブカメラを別途用意する必要があります。
4-2．Zoom のテストサイトにアクセスする
次にインターネットに接続できる状態で Zoom のテストサイトにアクセスします。
ブラウザを開いて、「zoom テストサイト」で検索するか、下記にアクセスするとテストサイトにアクセスできます。
4-3．テストミーティングに参加する
テストミーティングの画面が表示されれば、画面中央のボタン「参加」を選択します。
ボタン「参加」を選択すると下図のようにブラウザの上部にポップアップが表示されます。
「zoom.us が、関連付けられたアプリでこの種類のリンクを開くことを許可する」にチェックを入れて、ボタン「開く」を押下します。
しばらくすると下図のように Zoom のソフトウェアが自動的に起動してミーティングの画面が表示されます。
続いてボタン「コンピュータオーディオに参加する」をクリックします。
もしウェブカメラが接続されていない場合は下図のように「ビデオを開始できません」が表示されます。
カメラを必要としない場合は無視してもよいですが、カメラを接続していてもこのメッセージが出る場合はカメラの USB ケーブルを抜き差ししたり、Windows の設定からカメラのプライバシーを許可するようにしましょう。
4-4．スピーカーのテストを行う
Zoom のミーティングが開始されれば、自動的に音声が流れて下図のように「着信音が聞こえますか」が表示されます。
音声を聞くことができれば、ボタン「はい」をクリックします。
また、カメラが正常であればこの表示の後ろに自身が映った様子が表示されます。
4-5．マイクのテストを行う
次にマイクのテストを行うため、下図のように「話してから話をやめます、返答が聞こえますか」が表示されます。
そこでマイクに向かって話したり、手を叩くなどして音を立ててマイクのテストを行いましょう。
マイクが音を拾っていれば、図のようにインジケーターが左右に伸び縮みするのでその動作で確認できます。
また、マイクが拾った音声は少し遅れてスピーカーから流れるのでマイクの音量も把握することも可能です。
マイクが拾った音声は少し遅れるのはテストミーティングの仕様なので、実際の会議や面接では自分の声が遅れて聞こえることはないので心配はありません。
4-6．カメラのテストを行う
カメラのテストはテストミーティング開始時に映像が映っていれば問題ありません。
もし映像が出ていなければ、カメラを切り替えるなどテストミーティングの画面から操作を行いましょう。
音声、カメラなど一通りの動作が問題無ければ上図のように正常動作の画面が表示されます。
4-7．テストミーティングから退室する
動作に問題無く、テストミーティングから退室する場合は上図のボタン「テストを終了」をクリックします。
ボタン押下後は下図のように終了の画面が表示されます。
また、テストミーティング中でマイクや映像の動作確認をする中で数分経過すると自動的に終了します。
そのため、勝手に終了した場合は再度、テストミーティングの画面にアクセスしてボタン「参加」を押下してテストを再開させましょう。
５．まとめ
オンライン面接では、音声や映像のトラブルが発生すると、最初の印象を大きく損なってしまう可能性があります。特に初対面となる面接の場面では、円滑にコミュニケーションを開始するためにも、事前の
