[初回公開] 2024年08月03日
Word には文書を改変した履歴と編集者を残す「校閲」の機能があり、ファイルを編集する前と後でどこが違うか一目でわかり便利な機能が搭載されていますが、複数人で同じ Word ファイルを編集しているときに編集者名が残らないことがあります。そのため、校閲で編集者名を表示する方法について紹介します。
このページの目次
１．Word の校閲機能とは
Word の校閲機能とは、前回保存した内容から新たに編集した箇所や、特定の部分にコメントを入れて変更履歴を残すことができるものです。
校閲機能を利用するためには Word の画面上部の「校閲 -> 変更履歴の記録」を有効にします。
「変更履歴の記録」を有効にすると Word の画面右側に変更した箇所がコメントとして表示されるようになります。
記録を有効にしたままでコメント欄を非表示にすることも可能ですが、変更の様子や編集者の名前が残ることから記録が不要であれば「変更履歴の記録」を再度クリックすることで無効化することができます。
２．Word の校閲で編集者名が表示されない様子
Word の校閲は複数人で 1 つの同じファイルを操作している時に、誰がどの箇所を変更したか履歴で残るので意図せず編集したくない箇所のチェックや、編集したところだけを確認したいときに役立ちます。
しかし、Word の設定によって校閲機能で編集者名が表示されないことがあり、編集中は操作者の名前が校閲のコメント欄に表示されるものの、保存して Word ファイルを閉じた後、再度開き直すと編集した箇所はコメントで残っているものの、操作した者の名前が空欄になることがあります。
３．Word の校閲で編集者名を表示する方法
Word の校閲で編集者名を表示する方法は、「プライバシーオプション」の設定を変えることでコメント欄に表示させることができます。
「プライバシーオプション」を開くためには、まず最初に画面上部より「ファイル」を選択します。
「ファイル」を選択すると下図のように「上書き保存」や「印刷」などファイルに対する操作項目が表示されるため、一番下にある「その他 -> オプション」をクリックします。
項目を選択すると Word の文章校正や保存など文書作成に関する項目が設定できるウィンドウ「Word のオプション」が表示されます。
ここで左メニューからプライバシーやセキュリティの設定を行うことができる「トラストセンター」を選択し、次に画面右のボタン「トラストセンターの設定」をクリックします。
「トラストセンターの設定」をクリックすると下図のようにセキュリティに関する各種項目が表示されるので、ドキュメント固有の設定の項目欄にある「ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する」のチェックを外します。
校閲機能で操作している人の名前が出てこないのは、この「ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する」にチェックが入っているためです。
しかしこのチェックが影響する範囲は校閲機能だけでなく、ファイル保存時のプロパティにも最後の編集者として名前が残るため、自社以外の対外的な組織の人にもファイルを渡す場合は、チェックを外してプロパティ情報をクリアするなど個人情報対策を行っておくとよいでしょう。
４．校閲の編集者名（ユーザー名）を任意の名前に変更・修正する方法
校閲機能で表示される編集者名は、Word に設定されている「ユーザー名」が反映されます。
表示される名前を修正したい場合や、イニシャル表記に変更したい場合は、以下の手順で設定変更が可能です。
まず、画面左上の「ファイル」メニューから「その他 -> オプション」を選択し、「Word のオプション」ウィンドウを開きます。
「全般」タブを選択すると、「Microsoft Office のコピーのカスタマイズ」という項目があります。
その中にある「ユーザー名」と「イニシャル」の入力欄を、表示させたい任意の名称に変更してください。
変更後に「OK」をクリックすると、それ以降に追加したコメントや変更履歴には新しい名前が反映されるようになります。
ただし、すでに作成済みの過去のコメント欄の名前が一括で変更されるわけではありませんのでご注意ください。
５．特定の箇所のみ編集者名を非表示にして社外へ共有する方法
社内で校閲を行ったファイルを取引先や外部の担当者へ送付する際、編集者の個人名や過去の変更履歴を残したくない場合があります。
そのようなときは、Word の「ドキュメント検査」機能を利用して個人情報を削除するのが便利です。
手順としては、「ファイル」タブを選択し、「情報」画面を開きます。「ドキュメントの検査」というボタンをクリックし、「ドキュメントの検査」を実行してください。
検査結果の一覧が表示されたら、「ドキュメントのプロパティと個人情報」の項目にある「すべて削除」をクリックします。
これにより、ファイル内に残っていた編集者名やプロパティ情報が一括で消去され、安全な状態で外部へファイルを共有することができます。
なお、一度削除した変更履歴や編集者名を元に戻すことはできませんので、作業を実行する前に必ず別名でバックアップファイルを保存しておくことをおすすめします。
６．Word の校閲機能のまとめ
Word の校閲機能で編集者名が表示されず空欄になってしまう場合は、トラストセンター内のプライバシーオプション設定が原因である可能性が高いです。「ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する」のチェックを外すことで、再度編集者名を表示させることができます。
ただし、社外へファイルを提出する際などには個人情報の取り扱いに注意が必要となりますので、状況に応じて設定の変更やプロパティの確認を行うようにしてください。
